La commission, ses membres et ses séances¶
Créer une nouvelle commission¶
Les nouvelles commissions peuvent être créées sous “Séances”.
- Un groupe d’utilisateurs spécifique doit être crée par commission. Ce groupe est visible pour et administré par ses membres.
- De plus, une position sous un numéro de classement dans le système d’organisation doit être établi. C’est là que seront créés automatiquement de nouveaux dossiers de séances, contenant les documents de séances et procès-verbaux.
- Selon les droits attribués, seuls des utilisateurs spécifiques sont autorisés d’ajouter et modifier les membres et documents relatifs à la commission.
Ajouter des utilisateurs et les assigner à une commission¶
Les utilisateurs autorisés peuvent ajouter de nouveaux membres sous Séances, onglet Membres. Il est à noter que ces Membres n’ont pas de lien direct avec les contacts de OneGov GEVER.
Une fois que tous les membres requis ont été saisis, passez de la zone “Séances” à la commission en question et assignez-y les membres de commission nouvellement crées (Ajouter membre). Assignez ensuite les rôles aux membres pertinents, et définissez une durée de mandat. le/la secrétaire sont également définis à cet endroit.
La représentation, la saisie et la gestion de membres de commissions sont encore soumis à des développements additionnels de la GSPV.
Les utilisateurs autorisés peuvent gérer les modèles de procès-verbaux et extraits par l’intermédiaire de « Modifier / Éditer commission », et ajuster la visibilité des modèles de requêtes pour ladite commission.
Une fois que vous avez ajouté tous les membres, vous pouvez maintenant créer les séances. Le dossier de séance est automatiquement assignée à la rubrique appropriée dans le système de classement.
Créer une séance¶
Pour créer une nouvelle séance, rendez-vous dans la commission pertinente (dans notre exemple, Musterhausen)
Vous pouvez ensuite y créer une nouvelle séance par l’intermédiaire de Ajout d’un élément → Séance.
Apparaît ensuite l’écran de saisie pour le dossier de séance - séparé en 2 onglets : Dans le premier, le titre ainsi que la date de début et de fin peuvent être saisis.
Dans le second onglet, une description ainsi que d’autre métadonnées peuvent être saisis.
Après la sauvegarde, la séance apparaît dans le sommaire.
