Utiliser les modèles de documents

Modèles de documents

La composante de l’application Modèles se trouve dans la liste d’aperçu GEVER et comprend les menus Documents et Procédures standards (voir aussi Travailler avec des déroulements standard).

Fonctions des modèles de documents

Les modèles sur OneGov GEVER servent de base pour les nouveaux documents à constituer et se différencient des formats de modèles connus de Microsoft Office et de leurs possibilités d’application par leurs fonctions. C’est pourquoi les modèles classés dans OneGov GEVER sont enregistrés en format Office normal (.doc, .xlt, .pot) et utilisés différemment que les formats de modèles Office (.dot, .xlt, .pot). Au moment de constituer un document à partir d’un modèle, c’est „seulement“ une copie du modèle classé qui est ouverte et mise sur OneGov GEVER comme nouveau document à traiter.

Constituer un nouveau modèle de document

Dans l’emplacement Modèles, de nouveaux modèles de documents peuvent être constitués sous Insérer -> Document, et ce par analogie à la constitution de documents dans des dossiers. Sous Fichier, les modèles (par exemple des fichiers Office) préalablement constitués et enregistrés dans le système de fichiers peuvent être téléversés. Sachant cela et concernant les fichiers Office, il faut faire attention, comme il a déjà été mentionné, à ce que les fichiers soient téléversés en format Office normal (par exemple en .doc). Après l’enregistrement, les modèles sont classés dans OneGov GEVER et peuvent être sélectionnés au moment de constituer des documents à partir de modèles.

Editer / supprimer les modèles de documents

Le traitement de modèle après coup fonctionne par analogie au traitement des documents normaux. Vous pouvez à tout moment changer les métadonnées (Modifier les métadonnées, par exemple le titre, la date) aussi bien que le contenu (Checkout et modifier) de votre modèle. Les modifications du contenu peuvent être annulées à tout moment par une réinitialisation vers une version antérieure.