S’occuper des métadonnées¶
En choisissant Ajout d’un élément→ Document, vous accédez au masque de saisie des documents. Le masque de saisie est divisé en deux onglets, En général et Visibilité; l’arrière-plan de l’onglet actif est toujours en blanc. Les champs obligatoires sont marqués par un carré rouge.
Onglet En général¶
Titre: Informations essentielles concernant le document. Les abréviations et les codes doivent être évités pour que les informations soient aussi compréhensibles pour une tierce personne.
Le champ Titre autorise deux variantes pour la saisie:
- Le titre est entré manuellement: le fichier annexe reprend automatiquement le titre entré.
- Aucun titre n’est entré: Le titre du fichier annexe est automatiquement retranscrit dans le champ Titre.
Le nom du fichier et le titre sont toujours synchronisés, même dans le cas d’un changement ultérieur du titre.
Description: Explications, compléments concernant le contenu du document.
Mots-clés: Des mots-clés peuvent être attribués en plus du titre et de la description.
Code externe: Référence du dossier de l‘expéditeur.
Date du document: Date à laquelle le document a été créé (à ne pas confondre avec la date de saisie qui est attribuée automatiquement).
Date d‘entrée: Date à laquelle le document est arrivé.
Date de remise: Date à laquelle le document a été envoyé.
Type de document: Rapport, demande, etc.
Auteur: Auteur du document (l’abréviation pour la gestion interne de l’utilisateur est automatiquement transcrite en Nom, prénom)
Fichier: L’exploreur s’ouvre par un clic sur Chercher et le fichier souhaité peut être inséré.
Conservé sous forme papier: Précise que le document est conservé sous forme papier. Pour chaque mandant, on peut ajuster la valeur standarde Conservé sous forme papier pour qu’elle soit sélectionnée d’office ou non.
Documents liés: Avec ce champ, on peut faire référence à des documents liés.
- Si on connait le titre du document ou une de ses composantes, le texte est entré directement dans le champ. Apparait alors la liste déroulante de requêtes, liste dans laquelle le document souhaité peut être sélectionné.
- Si on ne connait pas le titre du document, on clique sur Chercher et on navigue dans le système de classification.
Onglet Visibilté¶
Avec les champs Classification, Niveau de confidentialité et Statut public, toutes les valeurs qui sont déjà consignées au niveau du dossier ou du système de classification sont affichées. Au besoin, ces valeurs peuvent encore être définies de manière plus restrictive au niveau du document mais elles ne peuvent pas être définies de manière moins restrictive. Exemple: A la place de Non classé, les statuts Confidentiel ou Strictement confidentiel peuvent être choisis.
