Principes de base

Login

Au moment du premier login, vous accédez à la fenêtre de login ci-dessous. Là, vous pouvez vous connecter avec vos données d’utilisateur. Pour que vous n’ayez à passer par cette étape qu’au premier login, cochez la case Se souvenir de moi. Confirmez l’action avec Se connecter.

Si vous avez oublié votre mot de passe, vous pouvez facilement en composer un nouveau en cliquant sur Mot de passe oublié?. Un e-mail automatique vous sera alors envoyé, e-mail au moyen duquel vous pourrez définir un nouveau mot de passe.

Portail

Après vous être connectés avec succès, vous accédez à la fenêtre ci-dessous. Là apparaîtront diverses informations à noter et des actions à activer :

1. Déroulement de la connexion : vous pouvez y voir vos dernières activités ainsi que des informations concernant le browser et l’IP.
2. Authentification à deux facteurs : vous pouvez y contrôler si votre installation est doublement protégée. Pour plus d‘informations, vous pouvez volontiers nous contacter.
3. Mandats : vous y trouvez, listés, tous les mandants de votre organisation. Pour entamer un travail sur OneGov GEVER, sélectionnez le mandant souhaité.
4. Tâches : vous y trouvez un aperçu global de toutes vos tâches, quel que soit le mandant concerné.

Authentification à 2 facteurs

Pour plus de sécurité, nous conseillons d’activer l’authentification à deux facteurs. Cela signifie que vous sécurisez votre compte OneGov GEVER à l’aide d’un deuxième facteur. Le système vous demandera ensuite, à chaque nouvelle connexion, un mot de passe à usage unique que vous générerez à chaque fois au moyen d’une application supplémentaire depuis votre smartphone. Vous trouverez plus d’informations à ce sujet dans ce Rapport. Pour l’activation, on peut d’abord tout simplement cliquer sur Activer depuis la page de portail.

Cela étant fait, on accède à la page du dispositif de l’authentification à 2 facteurs.

Téléchargez l’application Google Authenticator et suivez les consignes d’installation :

• Pour iOS
• Pour Android

Avec l’application Google Authenticator, vous pouvez scanner les QR-codes. Pour cela, vous recevez un mot de passage à usage unique, mot de passe qui peut être entré dans le champ Code de validation. Cliquez ensuite sur Vérifier et activer.

Si l’activation se fait avec succès, le message L’authentifiant à 2 facteurs est maintenant lié à votre compte apparait en haut de la page de portail.

Aperçu

Après avoir choisi le mandant souhaité sur le portail, vous accédez à l’aperçu ci-dessous. De là vous avez différentes possibilités pour continuer votre navigation dans OneGov GEVER.

1. Navigation de services
2. Navigation principale

Navigation de services

La navigation de services se compose de l’affichage des notifications, du choix des mandants, de la recherche rapide aussi bien que des paramètres du profil.

1. L’affichage des notifications annonce, au moyen d’une bulle rouge, si une notification a été faite pour l’utilisateur. Cette notification peut être vue en cliquant dessus.
2. Le choix des mandants permet de faire une sélection parmi tous les mandants, dans le cas où votre organisation en possèderait plusieurs.
3. Un dossier, document, etc. peut être recherché grâce à la recherche rapide. Vous trouverez plus d’informations concernant la Recherche dans l’article en question.
4. Dans les paramètres du profil, l’utilisateur peut soit se déconnecter soit se diriger vers son portail personnel.

Navigation principale

Par un clic sur un point de navigation dans la navigation principale, vous accédez directement aux fonctions principales de OneGov GEVER.

Le point de navigation Boîte de réception est masqué dans certaines installations car il n’est pas pertinent dans tous les cas. Le point de navigation Sessions est un module complémentaire et c’est pourquoi il n’est pas non plus visible pour tout le monde.

1. Sommaire : celui-ci est la vue par défaut au moment du login et montre tous les dossiers personnels, les documents, les tâches etc. de l’utilisateur.
2. Sous l‘onglet Dossier personnel, chaque utilisateur se voit offrir la possibilité de pouvoir classer et gérer des documents personnels importants dans un domaine privé sur OneGov GEVER.
3. Système de classification: Via le système de classification, vous pouvez naviguer vers une rubrique où des dossiers et des documents peuvent ensuite être constitués et classés.
4. Sous l‘onglet Boîte de réception Utilisation de la boîte de réception (disponible uniquement en allemand), des courriers peuvent être répertoriés et transmis.
5. Sous l’onglet Modèles, vous trouvez tous les modèles de documents standards et vous pouvez en insérer de nouveaux.
6. L‘onglet Contacts contient des personnes externes à l’administration (sous-onglet local) et le carnet d’adresses central de tous les collaborateurs de l’administration (sous-onglet utilisateur).
7. Sous l‘onglet Sessions Gestion des séances et procès-verbaux (disponible uniquement en allemand), vous trouvez le gestionnaire des séances et des procès-verbaux (SPV).

Fil d’Ariane

Grâce à barre de clic Breadcrumb (fil d’Ariane), vous pouvez facilement naviguer entre les positions de navigation, les dossiers et les documents. Les différents éléments du système de classification sont regroupés, ils peuvent également être visibles comme sur la deuxième image, dépliés.