Recherches et filtres

Types de recherches

Trois types de recherches sont disponibles:

• Recherche simple (live search)
• Recherche avancée
• Filtres

Avec les recherches simples et avancées, on cherche:

• Les champs texte de tous les objets (dossiers, documents, tâches)
• Aussi bien que le contenu des fichiers (recherche en plein texte).

Avec la recherche avec les filtres (par exemple dans un dossier), les objets (dossiers, documents ou tâches) seront sélectionnés d’une liste. Le terme entré cherche ensuite tous les objets en plein texte et livre le résultat directement dans la liste.

Règles et opérateurs pour les trois types de recherches

• Aucune différence n’est faite entre les majuscules et les minuscules.
• Les termes de la recherche seront toujours enchainés avec AND, cela veut dire qu’on peut entrer plusieurs termes de recherche. Il est seulement nécessaire de laisser un espace vide entre les termes et non pas des caractères spéciaux. Les résultats qui contiennent tous les termes de la recherche seront ensuite affichés.
• * (astérisque) fait office de fantôme pour aucun ou alors pour plusieurs symboles quelconques. Il ne peut cependant se trouver qu’après le mot de début et non pas au début d’un terme de recherche. Exemple du terme de recherche « portemanteau »: en cherchant porte* le terme sera trouvé, par contre en cherchant *manteau le terme de recherche ne sera pas trouvé.
• ? (point d‘interrogation) fait office de fantôme pour un signe unique quelconque.
• - (moins): En plaçant un signe moins devant un terme (par exemple : documents –test), des résultats de recherche s’affichent ; dans ces résultats, le terme exclu n’apparait pas mais les termes restants, oui.
• " (guillemet): En inscrivant des guillemets (exemple: "Ordonnance de police"), la recherche se fera d’après le terme de recherche exact. Aucun autre opérateur ne doit figurer dans les guillemets.

Recherche simple

Pour une recherche simple, il existe deux façons de faire:

1. Recherche au moyen de l’entrée des débuts des mots.
2. Recherche au moyen de l’entrée des termes de recherche exacts.

Recherche au moyen de l’entrée des débuts des mots (recherche immédiate, recherche à la volée)

Le terme de la recherche peut directement être tapé dans le champ de saisie de la recherche. Les dix premiers résultats de recherches seront proposés on the fly (à la volée), cela signifie qu’ils apparaissent dans une liste en-dessous du champ de recherche. Déjà au moment de la saisie du terme de la recherche, le système met automatiquement une troncation à droite. (*) En cliquant sur Montrer tous les éléments, la liste complète s’affiche, c’est-à-dire que tous les termes commençant par le mot ou la partie de mot entré ont été trouvés.

Exemple: Recherche d’après le début du mot.

Le système insère automatiquement un astérisque (*) et trouve tous les mots qui commence par pende. Dans le cas où le résultat de la recherche est un document, l’aperçu correspondant sera aussi affiché (avec le module Recherche Visuelle activé).

La liste des résultats de la recherche est généralement classée par ordre de pertinence. Les résultats peuvent également être triés par date ou par ordre alphabétique dans la fenêtre de résultat de recherche. Pour cela, les options respectives doivent simplement être sélectionnées.

De plus, il y a la possibilité de filtrer les résultats en restreignant le choix des types de contenu ou la plage de temps des dates de constitutions.

Note

En saisissant des fragments de mots, seul le début des mots est pris en compte.

Exemple: La saisie de porte a pour résultat porte, portemonnaie, mais pas rapporte.

Recherche au moyen de l’entrée des termes de recherche exacts

Si on écrit dans le champ de recherche de la recherche immédiate le terme exact souhaité, on doit finalement presser la touche Enter ou appuyer sur le bouton Recherche. Dans ce cas, seuls les résultats qui contiennent le terme exact sont listés. La liste de résultats est par conséquent plus courte.

Recherche avancée

Pour accéder à la recherche avancée, deux possibilités sont offertes: l’utilisateur peut d’une part cliquer sur Recherche avancée dans l’onglet de recherche en haut à droite.

Ou alors l’utilisateur est déjà sur la page des résultats de recherche et, depuis là, il peut aussi se tourner vers la recherche avancée:

Sur le masque de la Recherche avancée, des champs de recherches spécifiques par type d’objets sont disponibles, par exemple le statut pour l’objet Dossier ou l’auteur pour l’objet Document. Sur un masque, les champs peuvent être complétés et combinés. La recherche est ainsi plus précise et le nombre de résultats s’en trouve diminué.

Tuyau: En cliquant avec la molette de la souris sur le lien Recherche avancée, un formulaire de recherche s’ouvre dans un nouvel onglet. On peut ainsi mener une recherche sans que l’aperçu actuel de OneGov GEVER ne doive être quitté.

Note

Lorsque OneGov GEVER est installé avec plusieurs mandants, il faut faire attention à ce que la recherche des tâches ne touche qu’aux tâches qui sont enregistrées pour un seul et même mandant, c’est-à-dire celles qui sont disponibles dans le dossier de ce mandant.

Enregistrer des recherches

Des recherches effectuées peuvent être enregistrées comme marque-page et être à nouveau utilisées par la suite. Au moment d’appeler à nouveau l’URL, les résultats mis à jour sont affichés.

Ainsi, il est par exemple possible de constituer une recherche d’après les dossiers ouverts de l’année 2017 (statuts, date de début) dans la recherche avancée et de l’enregistrer comme marque-page. Ce marque-page peut toujours être réutilisé.

L’URL qui est affiché après avoir cliqué en-haut sur Recherche contient les paramètres de recherche enregistrés et peut être enregistré comme marque-page dans le browser.

Filtres

Un champ filtre est à chaque fois disponible avec les listes de dossiers, documents ou tâches. En entrant un terme de recherche dans le champ filtre, les objets qui contiennent ce terme dans leur titre ou dans d’autres de leurs métadonnées seront mis en évidence dans la liste affichée au-dessous. La recherche par filtre est très efficace et utile. Avec le filtre – quasiment un tri – on obtient en règle générale une quantité de résultats gérable.

Dans le système de classement, chaque position et resp. les dossiers joints qui s’y trouvent peuvent être filtrés. En cliquant sur la position à chercher, le champ filtre apparait à la bonne page sous la barre bleue.

Exemple (cf. capture d’écran ci-dessous):

Filtrez dans la position du système de classement 6.0. Aménagement du territoire d’après Action. On arrive de suite, au moyen de la fonction filtre, aux dossiers souhaités qui contiennent le terme Action dans leur titre.

Tous les tableaux peuvent également être filtrés sous l’onglet Sommaire. On peut ainsi faire un choix dans ses propres dossiers, documents et tâches aussi bien que dans toutes les tâches du mandant selon les autorisations ; de la sorte, on accède très vite au contenu souhaité.

Le système fait toujours automatiquement une troncation à droite du mot ou de la partie du mot entré/e. Les résultats apparaissent tout de suite. Une entrée éventuelle au moyen de la touche Enter ne change rien.

Au moment de filtrer les listes de dossiers et de tâches, les champs texte des métadonnées (titre, description, mots-clés, commentaire) aussi bien que le champ Responsable sont explorés. Au moment de filtrer les listes de documents, les champs textes des métadonnées aussi bien que le plein texte des documents seront explorés.

Note

La recherche par filtre n’est pas possible dans l’onglet Sommaire ou dans l’onglet Info où aucun tableau n’est classé.