À propos de OneGov GEVER

Qu’est-ce que OneGov GEVER?

OneGov GEVER est une application web pour la gestion des affaires basées sur des documents. Avec OneGov GEVER, toutes les informations pertinentes pour une affaire qui sont reçues, constituées et travaillées pour accomplir des tâches sont gérées. Ce n’est cependant pas uniquement un système de gestion pour les documents et les dossiers, OneGov Gever met également en place les fonctions pour le pilotage de processus et le contrôle des affaires.

Par la gestion systématique de l’information, OneGov Gever rend possible une activité des affaires traçable et transparente et garantit de ce fait une sécurité juridique. OneGov GEVER est conforme aux normes internationales de la gestion des documents DIN-ISO-Standard 15489. Les quatre exigences centrales de la gestion des documents (fiabilité, authenticité, intégrité et accessibilité) sont ainsi satisfaites; l’obligation d’information envers les citoyennes et les citoyens aussi bien qu’envers d’autres organes est remplie.

Domaines de fonction

Les trois domaines de fonction, à savoir la gestion des documents (Records Management), le pilotage de processus et le contrôle des affaires sont intégrés dans OneGov GEVER dans une interface unique.

La gestion des documents comprend l’enregistrement généralisé et systématique des affaires avec les informations des processus correspondants. Ainsi, un aperçu des affaires en cours est possible. De même, avec OneGov GEVER, l’état d’une affaire spécifique peut être montré. OneGov GEVER sert de lieu de classement pour les documents pertinents pour une affaire. OneGov GEVER est la base de la gestion électronique des documents et de l’archivage électronique à long terme.

La gestion des documents est le cœur de la gestion électronique des affaires mais est très étroitement liée à la gestion des processus. Le pilotage de processus permet de définir les étapes d’une affaire, de fixer les responsabilités et les échéances, d’effectuer et de poursuivre les étapes. De même, d’autres offices peuvent être impliqués dans les affaires. Le contrôle des affaires est une partie importante de OneGov GEVER. Il rend possible un aperçu du statut ou de l’état de chaque affaire et tâche. Au moyen de la gestion intégrée des affaires en suspens, les délais et les échéances peuvent être contrôlés. Le contrôle des affaires comprend aussi l’exploitation des statistiques.

L‘association OneGov.ch

L’association OneGov.ch a été fondée à Zürich en 2012 et a pour but premier la mise en place et l’encouragement d’une communauté entre plusieurs producteurs et clients. L’association garantit elle-même la qualité et l’indépendance de la solution modulaire de OneGov Box vis-à-vis des producteurs et des clients. L’objectif est de rendre possible une participation égalitaire au développement. L’association se compose de membres, d’un comité de direction, d’un bureau, d’une commission d’experts et d’un ou plusieurs groupes de professionnels.

L’association OneGov.ch encourage l‘utilisation de la solution modulaire de OneGov Box en Suisse et dans les pays limitrophes, certifie des modèles de logiciels adéquats, définit et contrôle la qualité et le respect des standards, relie les utilisateurs et les développeurs et encourage et coordonne les innovations, projets et développements.

OneGov GEVER est une des solutions qui se base sur OneGov Box et est utilisable, comme toutes les autres solutions, sans redevance. Le code source de OneGov GEVER est disponible gratuitement sur internet (open-source). La solution a été développée par l’entreprise 4teamwork AG à Berne sur mandat du canton de Zoug dans les années 2009 à 2011 et est depuis lors entretenue et développée conjointement avec la communauté OneGov.

Elements-clé de OneGov GEVER

OneGov GEVER est une solution open-source standardisée qui a été développée en collaboration avec des experts de la gestion administrative publique et du secteur privé. Au niveau de la technique, OneGov GEVER se base aussi bien sur les technologies du web les plus récentes que sur les nombreux autres modules de OneGov Box. OneGov GEVER est une pure solution web. Elle peut être exploitée avec des browsers traditionnels, indépendamment des plateformes, et favorise donc un mode de travail mobile. L’utilisation de OneGov GEVER se fait en grande partie de façon intuitive, les différents outils et icônes paraissent familiers. Chaque utilisateur travaille avec une interface personnalisée.

OneGov GEVER est compatible avec tout système d’exploitation, y compris les paquets Office. Il se caractérise par une grande capacité d’intégration aux systèmes auxiliaires. L’interface des dossiers standardisé (disponible uniquement en allemand) eCH-0039 est prévu pour le raccordement général à des systèmes tiers. OneGov GEVER peut être installé pour un seul mandant, respectivement un office ou un autre organe, mais aussi pour plusieurs mandants quelconques dans des grandes administrations appliquant le travail coopératif. L’application est modulaire et extensible et peut ainsi s’adapter aux besoins des clients.

Il n’y a pas de redevance initiale pour le logiciel puisque OneGov GEVER a été développé sous GNU General Public License GPL Version 2 der Schweizerischen Informatikkonferenz SIK. Le modèle de licence utilisé qui est à la base de Copyleft est un attrait pour une communauté grandissante autour de GEVER, communauté qui peut intégrer de façon dynamique ses compétences dans le développement du produit.

À propos de ces documents

Ces documents s‘appuyent en partie sur les documents de formation des Archives de l’Etat du canton de Zoug, documents qui ont été aimablement mis à disposition de l’association OneGov.ch. Ces documents sont constamment étoffés et actualisés par l’entreprise 4teamwork AG.