Le triage

Dossiers expirés

En OneGove GEVER, le triage de contenus n’est possible qu’au niveau du dossier. Seuls les dossiers annulés ou clos dont le délai de conservation est échu peuvent être triés.

La durée de conservation est calculée d’après l’exercice. Voici un exemple:

• Clôture du dossier : 03.01.2013
• Durée de conservation : 10 ans
• Triage possible : 01.01.2024

Un aperçu des « dossiers expirés », c’est-à-dire des dossiers entrant en ligne de compte pour le triage, est fourni par le filtre statut offert. Celui-ci est disponible sur toutes les listes de dossier.

Création et archivage d’offre

En ce qui concerne l’offre, il s’agit d’un type de contenu séparé comportant, en plus des métadonnées supplémentaires, avant tout des références aux différents dossiers. En outre, l’objet « offre » met à disposition le flux de travail complet pour le triage. Ce flux se compose des étapes suivantes:

1. Création d’offre
2. Finalisation de l’évaluation
3. Remise de l’offre
4. Confirmation d’archivage
5. Destruction des dossiers

Création et évaluation d’offre

Les offres de triage peuvent être créées au niveau du plan ou du numéro de classement. Pour créer une offre à partir de la liste des dossiers directement, avec la possibilité de choisir les dossiers, il existe l’action affichage à onglet offre de triage.

Après sa création, l’offre se trouve au statut en cours de traitement (disposition-state-in-progress). Ce statut permet encore de traiter les métadonnées de l’offre ainsi que les dossiers y contenus.

En plus, il est possible d’évaluer l’offre, c’est-à-dire de décider si un dossier doit être archivé ou pas. A cet égard GEVER effectue automatiquement une évaluation préliminaire sur la base de la métadonnée valeur archivistique.

A la suite, cette évaluation peut être adaptée et préparée par les gestionnaires des dossiers à travers l’affichage d’offre. L’évaluation peut être adaptée ou bien au niveau du numéro de classement pour tous les dossiers y contenus ou bien séparément pour chaque dossier.

Les dossiers annulés figurent sur une liste séparée. L’évaluation préliminaire automatique selon la métadonnée valeur archivistique n’est pas effectuée. Les dossiers annulés sont, par défaut, évalués comme étant sans valeur archivistique.

Selon la façon de travailler une autorisation peut être attribuée au mandant GEVER pour que celui-ci puisse effectuer l’évaluation directement dans le système GEVER, ou bien une liste d’évaluation (Excel) peut être générée et transmise à l’archive. Pour le moment, l’importation automatique de la liste d’évaluation n’est pas possible.

Finaliser l’évaluation

Si l’évaluation a été faite par l’archive, elle peut être finalisée. Ainsi, l’offre est mise en état évaluée (disposition-state-appraised) et ne peut plus être éditée ou modifiée.

Soumission de l’offre

Ensuite, l’offre peut être soumise. Par la suite, l’action télécharger le paquet de versement est disponible en téléchargement offrant, pour les dossiers contenus, l’export eCH-0160 avec une évaluation positive.

Pour le cas, où l’offre ne contient que des dossiers qui ne sont pas à livrer aux archives, les étapes 3 et 4 peuvent être sautées, les dossiers peuvent être triés directement et l’offre peut être clôturée.

Confirmer l’archivage

Si le processus Ingest à partir du paquet SIP avec transfert aux archives de longue durée a réussi, l’archivage peut être confirmé, de préférence directement par la personne responsable dans l’archive.

Détruire les dossiers

Le processus de triage est achevé par la destruction des dossiers. Ainsi, tous les dossiers contenus dans l’offre (y inclus les dossiers sans valeur archivistique) sont détruits, c’est-à-dire supprimés de façon efficace du système GEVER.

Après la clôture de l’offre, donc après que les dossiers ont été détruits, il est en plus possible de télécharger un protocole de suppression généré de façon automatique.

D’autres manières de destruction (comme effacer uniquement les données primaires, retirer l’autorisation de lecture, etc.) ne sont actuellement pas possibles, ni ne sont prévues.

Refuser l’offre

Une offre sous le statut en cours de traitement ou livré peut, en plus, être refusée par l’archiviste ; ainsi l’offre sera remise au statut en cours de traitement.

Historique

Pour chaque offre, un historique est généré et affiché de façon similaire comme pour les tâches ou les propositions.

Liste

Au niveau du plan de classement, l’onglet supplémentaire offres est à disposition des utilisateurs ayant le rôle de gestionnaire des dossiers ou d’archiviste. Cet onglet propose une liste avec toutes les offres du plan de classement en question. Par défaut, seules les offres actives figurent sur la liste, pourtant les offres clôturées peuvent également être affichées au moyen du filtre de statut tous.

Autorisation

La création ainsi que la vision d’une offre sont protégées. Elles demandent une autorisation dont ne disposent que les rôles de gestionnaire, de gestionnaire des dossiers et d’archiviste.

Le nouveau rôle de gestionnaire des dossiers est attribué globalement. Il est attribué à un cercle d’utilisateurs relativement petit, notamment aux personnes responsables du triage pour le mandant concerné.

Le nouveau rôle d’archiviste est attribué globalement aux collaboratrices et collaborateurs des archives qui sont autorisés d’évaluer des offres et de les verser aux archives de longue durée. Les utilisateurs occupant le rôle d’archiviste peuvent accéder tous les dossiers offerts ou archivés, même s’ils ne sont pas attribués au mandant concerné. Ceci permet aux collaborateurs des archives d’examiner les dossiers pendant la phase d’évaluation.

Les possibilités de configuration

Clôture d’un dossier

Les options suivantes sont disponibles pour la clôture d’un dossier et peuvent être activées ou désactivées par mandant:

• Création automatique d’un PDF: lors de la clôture d’un dossier chaque document de celui-ci est converti en format d’archivage et classé en tant que fichier séparé dans le champ « fichier d’archivage ». La conversion se fait de façon asynchrone.
• Le journal PDF: lors de la clôture d’un dossier, un PDF est créé contenant le journal complet du dossier. Ce PDF est classé dans le dossier en tant que fichier séparé.
• Vider la Corbeille: tous les documents se trouvant dans la Corbeille lors de la clôture du dossier sont supprimés.

Les rôles et les autorisations

Par le processus de triage deux nouveaux rôles ont été introduits, celui du gestionnaire des dossiers et celui de l’archiviste. Les rôles sont attribués globalement par mandant et sont liés aux autorisations suivantes:

Le gestionnaire des dossiers:

• Création et traitement des offres
• Accès aux offres
• Livraison d’offres
• Clôture d’une offre, comportant aussi la destruction du dossier

L’archiviste:

• Finalisation de l’évaluation d’offre
• Accès aux offres (même à celles d’autres mandants)
• Confirmation de l’archivage

Feature Flag

Les fonctionnalités supplémentaires ne sont pas protégées par un Feature Flag séparé mais par les nouveaux rôles, celui du gestionnaire des dossiers et celui de l’archiviste. Par défaut, ces rôles ne sont attribués à aucun groupe.