Responsable des rôles¶

Quelle fonction remplit le responsable des rôles?¶

Les droits d’accès par client sont définis au niveau du chiffre dans le système de classement et sont appliqués par défaut aux dossiers subordonnés.

Le responsable des rôles est un rôle supplémentaire qui peut être attribué à des utilisateurs spécifique; il n’y a donc pas besoin d’un login additionnel. Les utilisateurs qui bénéficient de ce rôle peuvent adapter des droits aux niveaux des chiffres (positions taxonomiques) et dossiers, c’est-à-dire de soit les restreindre, soit les élargir. Au niveau de documents, les droits attribués aux dossiers correspondants sont appliqués.

Exemples:

A une certaine position de taxonomie, le groupe «secrétariat», en sus du groupe «direction», est autorisé à consulter les dossiers sous-jacents. Dans le rôle du responsable des rôles un collaborateur ou une collaboratrice du client respectif peut procéder à une telle modification.
Au-dessous d’une position de taxonomie se trouve un dossier auquel, en dérogation à la règle, seulement une part des groupes ont accès aux dossiers restants et sont donc autorisés à les voir. Des personnes dotées du rôle de responsable des rôles ont la permission de mettre en place des restrictions à ces dossiers individuels.

Note

Les modifications apportées par le responsable des rôles sont enregistrées dans le journal.

Il est recommandé d’attribuer le rôle d’un «responsable de rôle» uniquement à des personnes qui sont autorisées de voir tous les dossiers d’un client – dû au fait que ce rôle leur accorde auto-matiquement l’accès aux dossiers ou positions à être modifiés.

En outre nous recommandons de n’autoriser que des groupes, et non pas des personnes singulières à traiter de dossiers ou des positions taxonomiques, garantissant ainsi une continuité maximale en cas de mutations personnelles.

Utilisation¶

Modification de droits au niveau dossier¶

Ouvrez le dossier souhaité cliquez sur Actions → Partage. L’action « Partage » n’apparaît que chez des utilisateurs définis en tant responsables des rôles.
La nouvelle page affiche les groupes autorisés à traiter ce dossier et de quelle manière.

Restreindre les droits¶

Au cas où il faut restreindre le droit de traiter un dossier, décochez «Hériter des rôles des dossiers parents» et sauvegardez. Par conséquent, les droits pour ce dossier ne seront plus hérités de la position taxonomique parent, mais définis uniquement et spécifiquement pour ce dossier-là.
Dorénavant l’affichage se limite à la personne qui, grâce au responsable des rôles, est autorisée à modifier les droits d’accès (plus, éventuellement, la boîte de réception).
Dans le champ de recherche, saisissez l’abréviation de votre mandant (dans l’exemple ci-dessous: «utilisateur») et cliquez ensuite sur le bouton «Recherche». Tous les groupes sans autorisations seront alors affichés.
Dans le groupe souhaité, marquez toutes les autorisations à être accordées, puis cliquez sur «sauvegarder». La personne ayant effectué les modifications dans le rôle de responsable des rôles garde ses droits pour d’autres modifications à effectuer. Additionnellement toutes les modifications sont enregistrées dans le journal.

Étendre les droits¶

S’il faut étendre les droits de traitement sur un dossier, supprimez la coche «Hériter des rôles des dossiers parents» et sauvegardez. Ainsi les droits pour ce dossier ne seront plus hérités de la position taxonomique parent, mais attribués uniquement et spécifiquement à ce dossier-là.
Ajoutez les droits requis et sauvegardez. La personne ayant effectué les modifications dans le rôle de responsable des rôles garde ses droits pour d’autres modifications ultérieures. Additionnellement toutes les modifications sont enregistrées dans le journal.

Rétablir des droits au niveau dossier¶

En cochant «Hériter des rôles des dossiers parents» dans un dossiers dont les droits ont été soit élargis ou restreints, toutes les autorisations seront à nouveau héritées de la position taxonomique parent. La personne possédant le droit de responsable des rôles est toutefois affichée en tant que celle ayant effectué la modification. La restauration de l’héritage est enregistrée dans le journal.

Modification des droits au niveau de la position taxonomique¶

L’élargissement et la restriction de droits au niveau d’une position taxonomique s’effectue de la même manière que pour les dossiers.

Cliquez sur Actions → Partage dans la position à modifier.
Les groupes autorisés sur cette position sont affichés. La boîte à cocher «Hériter des rôles des dossiers parents» fait référence à la position parent.
Pour effectuer une restriction de droits, décochez «Hériter des rôles des dossiers parents». Dans le cas d’un élargissement il n’est pas nécessaire d’ôter le crochet. Le procédé ultérieur correspond à celui d’un traitement des autorisations au niveau dossier.